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El informe es un documento escrito en prosa informativa (científica, técnica o comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una organización.
Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos). Aporta los datos necesarios para una cabal comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado.
El informe técnico tiene características que los distinguen de otros tipos de escritos. No es literatura, sino información.

CARACTERISTICAS DE LOS INFORMES

Las principales características que distinguen al informe escrito son:

• El informe es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente.
• Excepcionalmente se escribe de propia iniciativa.
• El informe es leído como una obligación de trabajo por el destinatario.
• El informe es preparado en una situación específica y cumple una necesidad de información para tomar una decisión por parte del nivel superior.
• El lector del informe es generalmente un solo individuo, y a veces, un grupo estrechamente unido, por razones de trabajo o de función.
• El informe se caracteriza también por el uso liberal de cuadros, gráficos, fotografías u otro tipo de material documental.
• El informe es factual: cuando se aportan opiniones personales, conclusiones, recomendaciones o solicitudes, se las denomina como tales y sus fundamentos se dan a conocer al lector.
• El informe contiene toda la metodología usada para reunir la información, y además, toda la información de detalles que sea pertinente y necesaria.
• El informe recurre al vocabulario y fraseología técnica, y elude las formas meramente literarias.
• Estas características determinan todo el proceso de elaboración de un informe, desde la etapa inicial de reunir los elementos informativos hasta la redacción y diagramación final.

• Todos los informes, aún los cortos, se organizan sobre una estructura tripartita:
  
  LA INTRODUCCION
  La introducción es la parte primera del informe, donde el autor expone sucintamente al lector su propósito (justificación del mensaje), le refiere los hechos que correspondan, le señala la importancia del mismo y le añade la metodología empleada en el caso.
  
  PROPOSITO
  El lector necesita saber desde el principio por qué razón se le somete determinada información. En general, se espera del lector una decisión de su parte, la aprobación de una decisión tomada en nivel inferior o la toma del conocimiento de un hecho acaecido. Por ello, antes de escribir su pieza, el informante ya ha analizado a fondo el asunto y hallado la suficiente justificación para emitir el escrito. Y esto debe decirlo desde el comienzo.
  En la nomenclatura en inglés, a este elemento se lo denomina “position”. En otras palabras, usted está expresando una opinión o un hecho que puede ser creído o no, aceptado o negado. Esto orienta desde el primer momento a su superior y a partir de allí se interesará o no por su escrito, según sea la naturaleza del tema u otra consideración personal.
  
  No olvide que esta “position” deberá ser suficientemente demostrada en el cuerpo el escrito.
  Según sea esta presentación inicial, recuerde que ella:
  Debe ser explicada o demostrada al lector
  Debe ser clara y específica
  Será contrastada con los intereses de su “lector clave”
  Será aceptada o negada.
  
  HECHO
  A continuación, o implícita ya dentro del párrafo anterior, suele estar la descripción del hecho real, que confirme su posición. La explicación del hecho debe efectuarse en forma sumaria pero completa, lo cual requiere cierta habilidad en el arte de escribir, pues debe incluir todo lo necesario pero nada menos. Implica un cierto dominio de la síntesis, o de la narración y la descripción, según sea el caso.
  
  IMPORTANCIA
  Conforme a la estrategia que se haya fijado el informante, puede resultar conveniente, además, señalar la importancia del asunto para las funciones del lector o de la compañía. Este aspecto suele influirse forzosamente cuando no es un caso de rutina, cuando se tiene temor de que pudiera pasar lo inadvertido, demorado o girado a otros niveles o circuitos. Por otra parte, es al mismo tiempo una cortesía y una colaboración hacia el lector, que el informante le debe.
  
  Sin exagerar la real magnitud del hecho, dependerá de su habilidad el suscitar primero la atención y luego el interés del interlocutor.
  
  METODOLOGIA
  En ciertos casos, sobre todo cuando se narra un hecho o describe una situación o se someten resultados de averiguaciones o investigaciones, es de rigor anticipar al lector el método o procedimiento con que se han recogido los datos u obtenido las conclusiones, pues estas referencias son de valor primordial para que el lector pueda dictaminar sobre la materia sometida a su juicio.
  En los informes científicos o de tipo técnico y universitario, este requisito es ineludible, pues toda la argumentación posterior quedará subordinaba a la validez del método empleado.
  
  EL CUERPO O DESARROLLO
  En esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones del problema. Cada solución es presentada con todos los elementos de juicio posibles para que pueda ser evaluada por el lector, y según su criterio y responsabilidad, acepte o rechace la propuesta del autor.
  
  TIPOS DE INFORME
  
  
• SEGÚN SU EXTENSION: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensión no pasa de ocho a diez cuartillas, tamaño carta a espacio y medio o a dos espacios escrita a máquina o computadora. Es largo si su extensión sobrepasa las diez cuartillas.
  
  
• SEGÚN SU FUNCION:Comunicativos, examinadores y analíticos.
  
  COMUNICATIVOS:Presentan un conjunto de información, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor añada interpretaciones.
  
  EXAMINADORES:Expone e interpreta, además de presentar la información pertinente, el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propósito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos están vinculados entre sí.
  
  ANALITICOS:Presenta información, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el más semejante a la concepción tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario.
  
  
• SEGÚN SU FINALIDAD:Operacionales y para cambios.
  
  OPERACIONES:Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organización hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las políticas, determinan las actividades y las relaciones de las áreas de la organización.
  
  FORMALES:Se preparan conforme a los usos más exigentes y se acompaña con las ayudas gráficas necesarias.
  
  IMFORMALES:Se preparan de manera rápida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensión y su preparación puede ser muy sencilla, e incluso en formularios, formatos preelaborados.